W dzisiejszych czasach organizacje starają się być bardziej sprawne i zorientowane na klienta. Staje się to ryzykowne dla departamentów HR, które mogą się wówczas wydawać wewnętrznym utrudnieniem dla takiej zmiany. Rozwiązaniem tego problemu staje się jednak odpowiednio zwinny dział HR. Jest to iteratywne podejście do opracowywania inicjatyw, które oparte są na wielu eksperymentach, integracji zespołu i oceny.

Czym jest zwinny HR, Agile w zarządzaniu kapitałem ludzkim. Agile HR

Czym jest zwinny HR – wstęp

Zwinny dział HR opiera się również na zaufaniu i współpracy pracowników. Swoje korzenie posiada w świecie produkowania oprogramowania komputerowego, jednakże sposób myślenia i zasady tego postępowania są coraz częściej testowane również poza tymi obszarami i przenoszone są na świat działów kadr.

Istnieje wiele przydatnych poradników na temat tego w jaki sposób organizacje mogą stosować zasady zwinności w stosunku do działów HR, biorąc tym samym pod uwagę opinie swoich pracowników. Szkolenia HR odgrywają kluczową rolę w przygotowaniu pracowników działu kadr do efektywnego wdrażania tych zasad i przystosowywania się do dynamicznych zmian w organizacji.

W tym artykule poruszone zostaną kwestie tego czym dokładnie jest zwinny HR, jak podchodzi do opinii swoich pracowników, dlaczego potrzebuje informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym i innych tematów związanych z tym departamentem.

Jak przygotować się do Agile HR

Działy HR są już gotowe do przyjęcia zwinnej strategii. Eline van der Maas, członek globalnego zespołu HR Aegon, prowadzi program „Future Fit”, będący odpowiedzią na pytanie, jak być zwinnym zespołem HR. Mówi:

„Wdrożenie zwinnego sposobu pracy w procesach biznesowych HR oznaczało, że musieliśmy również zmienić niektóre z naszych praktyk. Jedną z pierwszych rzeczy, którą zrobiliśmy, była zmiana sposobu przeprowadzania ankiet wśród pracowników. Raz w roku przeprowadzaliśmy w firmie konsultingowej tradycyjną ankietę użytkowników, co zajmowało bardzo dużo czasu. Jeśli HR chce być zwinny, powinien zyskiwać informację zwrotną natychmiastowo i bardzo szybko na nią reagować.”

Dzięki takim nowoczesnym platformom, można znacznie wzmocnić zespół HR.

Zwinność HR a lekcje ze świata technologii

Jak stwierdził magazyn Harvard Business Review w jednym ze swoich artykułów na temat nowych zasad zarządzania swoimi pracownikami:

„Zwinność nie jest już jedynie kwestią technologiczną, w dzisiejszych czasach zmienia się sposób w jaki organizacje zatrudniają, rozwijają i zarządzają swoimi pracownikami”

Dla działu HR bycie zwinnym może jednak wyglądać i wydawać się czymś zupełnie innym. Pytanie brzmi: czego dział HR może nauczyć się od działów zajmujących się tworzeniem oprogramowań? Odpowiedź okazuje się być bardziej przewidywalna niż zaskakująca. Podobnie jak z wieloma większymi zmianami kulturowymi – zwinność należy do tego typu przekształceń – trudność pojawia się już przy wprowadzaniu danej zmiany.

Wyzwania takie jak te doprowadziły wiodące biznesy (jak przykładowo Spotify) lub innych zwinnych myślicieli (jak na przykład – Alistair Cockburn) do udoskonalenia i poprawienia swojego podejścia do sprawnego HR w miarę upływu czasu. W obu przypadkach chodziło o przywrócenie kluczowych zasad ruchu Zwinnego HR polegających na dostarczaniu, współpracy, refleksji i przede wszystkim – doskonaleniu.

Dla zespołów HR na wczesnych etapach swojej podróży ku zwinności, wszelkie lekcje są niezwykle ważne i przydatne. Dział ten powinien zająć się swoją ewoluującą rolą i zastanowić się, na jakich rzeczach powinien się skoncentrować tak, aby zwinnie tworzyć wartości dla swojego potencjalnego klienta – organizacji.

Zwinny HR będzie potrzebować informacji zwrotnych od swoich pracowników (w czasie rzeczywistym)

Zwinne podejście do zbierania, zrozumienia i działania w odpowiedzi na opinie pracowników bezpośrednio wchodzi w skład zwinnego działu HR. Pojawia się jednak wtedy jedno podstawowe pytanie – jak działanie to powinno wyglądać w praktyce?

W ciągu ostatnich kilku lat, ludzie obserwowali ewolucję procesów zgromadzania informacji zwrotnych w miejscach pracy. Kiedyś był to bowiem swojego rodzaju tradycyjny model oparty na zwykłych konsultacjach, jednak w dzisiejszych czasach pojawia się wiele prób przekształcenia tego przebiegu na bardziej odpowiadający pracownikom.

Istnieje wiele różnych platform (jak przykładowo Culture Amp), które umożliwiają pracodawcom i organizacjom śledzenie zaangażowania pracowników, ich doświadczenia i efektywności. Starsze modele opierane na konsultacjach charakteryzują się zależnością, brakiem własności wewnętrznej i wysokimi kosztami.

Może to utrudniać sprawne zarządzanie zasobami ludzkimi, ponieważ sama własność wewnętrzna umożliwia działom HR sprawne wspieranie zwinnego biznesu.

Oto kilka różnic występujących między dawnymi konsultacjami w celu poznania informacji zwrotnych, a zwinnym podejściem do tych wiadomości.

Konsultacje:

  • skupione na tradycyjnej praktyce
  • prowadzone zewnętrznie
  • duże opóźnienie między przeprowadzanymi badaniami a otrzymywanymi wynikami
  • odgórne wydanie wyników
  • zależne od wewnętrznej ekspertyzy

Zwinny feedback:

  • skupione na praktyce ulepszania miejsca pracy
  • prowadzone wewnętrznie
  • ściśle zapętlony feedback
  • wyniki w czasie rzeczywistym
  • zależne od liderów i zespołów

Jak zwinny dział HR podchodzi do opinii pracodawcy? Metodyka

Zmiana podejścia względem uzyskiwania i dostarczania informacji zwrotnej jest jedynie początkiem, odpowiednie wdrożenie zmian odbywa się bowiem tam, gdzie wykonywana jest prawdziwa praca.

Liderzy HR powinni zastanowić się, w jaki sposób wewnętrzne przekazywanie informacji zwrotnych może wpłynąć na zwinne podejście do uzyskiwania tych informacji i jaki może to działanie mieć wpływ na sam zwinny dział HR.

Jak może się to rozegrać w perspektywie czterech kluczowych zasad zwinności?

1. Reaktywność

Zwinność polega na szybkości wprowadzania danych rzeczy na rynek, jednakże samą prędkością działania nie osiągniemy wiele. Zamiast skupiać się jedynie na tym, organizacje potrzebują informacji zwrotnych, które odpowiadają potrzebom biznesowym świata. Wewnętrzne przetwarzanie tych wiadomości pomaga zacieśnić tę pętlę i zapewnia kontrolę organizacji lub firmy.

Zanim dołączył do Culture Amp jako główny naukowiec, Jason Mc Pherson przez wiele lat pracował jako konsultant. Zobaczył wtedy, w jaki sposób outsourcing analizy informacji zwrotnych od pracowników umożliwił zespołom HR szybkie działanie.

Cytując jego wyjaśnienie:

„Procesy informacji zwrotnych prowadzone przez konsultanta często wiążą się ze znacznym opóźnieniem między zbieraniem informacji a otrzymywaniem wyników. Dane przetwarzane są zewnętrznie, przechodzą do ściśle strzeżonej czarnej skrzynki konsultantów, natomiast same raporty pojawiają się po tygodniach lub nawet po kilku miesiącach później”

Dzięki wewnętrznej platformie informacji zwrotnej od pracowników, można się skoncentrować na podejmowaniu działań tam, gdzie będzie to miało największy wpływ, a następnie na ponownym pomiarze tak, aby sprawdzić w jaki sposób następują konkretne zmiany.

2. Eksperymentowanie

Zwinność koncentruje się na ciągle ulepszających się praktykach, nie na przestarzałych sprawdzających się taktykach. Dla całego procesu feedbacku, może to oznaczać eksperymentowanie z rytmem pracy. Ogólniej mówiąc, sprawne procesy zbierania informacji zwrotnej ułatwiają sprawdzanie tego rytmu w odpowiednim czasie tak, aby gromadzić wiadomości na temat tego jak działają nowe inicjatywy w organizacji.

Jeśli pracodawca bądź kierownik firmy szuka sposobu na wypróbowanie takiego eksperymentu zwinności, ułatwić mu to może Monique Hughes z Culture Amp, która zebrała 5 metod wprowadzania zwinnych cech do zdobywania feedbacku pracodawców. Sugeruje ona wybór jednego lub dwóch odpowiednich podejść podczas następnej planowanej ankiety.

3. Zaufanie i współpraca

Przekazywanie wyników badań opinii bezpośrednio w ręce menadżerów i zespołów pomaga w tworzeniu wysokiego poziomu współpracy i zaufania, niezbędnego do skutecznego i sprawnego środowiska.

Zwinne podejście do zwrotnych informacji, buduje zaufanie i procesy współpracy nie tylko dlatego, że sam proces można wówczas uruchomić wewnętrznie w firmie ale także dlatego, że wyniki mogą zostać natychmiastowo przekazane w ręce liderów na wszystkich poziomach organizacji, od dyrektora generalnego aż po kierowników pierwszych linii.

Daje to zespołom w całej firmie szansę analizowania własnych wyników, sprawdzania co robią dobrze i ustalania priorytetów zmian, które należy wprowadzić.

4. Potwierdzona nauka

Zwinne myślenie jest napędzane przez naukę i technologię. Narzędzie to, jest często tak zwanym „minimalnym opłacalnym produktem”, w którym wykonywane jest potrzebne minimum, tak aby spełnić wymagania klienta lub osiągnąć określony wynik. Z czasem, produkt ten jest ulepszany w oparciu o informacje zwrotne z rynku.

W zespołach HR działa to w ten sam sposób, z wyjątkiem tego, że „klienci” zamieniają się w pracowników. Minimalny opłacalny produkt to w tym przypadku nowa inicjatywa HR, np. – próbny program uczenia się i rozwoju.